Am 17. Mai wird der „Tag des Internets“ gefeiert, und um dies zu würdigen, ehrt die spanische Technologiemarke SPC die Vorteile, die das Internet in den letzten Jahren allen Bürgern gebracht hat, unter anderem die Ausweitung des Homeoffice.
SPC hat einige Tipps zusammengestellt, damit Unternehmen und Mitarbeiter weiterhin auf Homeoffice setzen können, ohne die Sicherheit des Unternehmens, die Privatsphäre der Mitarbeiter und die Effizienz der auszuführenden Aufgaben zu gefährden.
Nach dem Ende des Gesundheitsnotstands hat sich das Homeoffice in der Geschäftswelt als eine Beschäftigungsform etabliert, die Unternehmen ihrem Personal anbieten, um deren Lebensqualität zu verbessern und so die Effizienz bei der Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben zu steigern.
Während der Pandemie haben 7 von 10 Unternehmen eine Form von Homeoffice oder hybrider Arbeit eingeführt, so ein Bericht der Beratungsfirma PwC. Etwas Ungewöhnliches in einem Land wie Spanien, wo Präsenzarbeit traditionell sehr stark war, die sich nun jedoch abgeschwächt hat: 81 % der spanischen Arbeitnehmer äußerten den Wunsch, auch nach der Pandemie mindestens zwei Tage pro Woche im Homeoffice zu arbeiten. Ein Trend, der vom Markt selbst gefordert wird, denn Teilpräsenz und virtuelle Arbeit sind bereits Faktoren zur Gewinnung und Bindung von Talenten in Unternehmen.
Allerdings kann Homeoffice auch Risiken im digitalen Bereich mit sich bringen, eine Gefahr, an die der „Tag des Internets“ erinnert. Diese Feier, die jedes Jahr am 17. Mai stattfindet, fördert digitale Inklusion, technologische Innovation und die sichere sowie verantwortungsvolle Nutzung des Internets. Aus diesem Grund hat SPC, die spanische Marke für Unterhaltungselektronik, eine Reihe von Tipps zusammengestellt, die es jeder Person ermöglichen, die diese Arbeitsform nutzt, sicher und effizient im Homeoffice zu arbeiten.
Verwenden Sie Repeater und 5-GHz-WLAN für eine schnelle und unterbrechungsfreie Verbindung
Beim Homeoffice ist eine schnelle und stabile Internetverbindung unerlässlich, um eine reibungslose Kommunikation mit Kollegen und Kunden zu gewährleisten. Der Einsatz von WLAN-Repeatern verbessert das Internetsignal, sodass es in alle Ecken Ihres Zuhauses gelangt und die Konnektivität der Geräte verbessert wird. Außerdem ist es ratsam, bei der Auswahl der technologischen Geräte für das „Homeoffice“ solche zu wählen, die WLAN mit 5 GHz unterstützen, um die Internetgeschwindigkeit für das Arbeiten von zu Hause aus optimal zu nutzen.
Richten Sie einen Arbeitsplatz ein, der Mobilität erleichtert
Um den idealen Arbeitsplatz zu Hause zu schaffen, der den Anforderungen hybrider Arbeitsumgebungen gerecht wird, ist es wichtig, den Raum mit Geräten auszustatten, die Mobilität fördern. Ein Beispiel ist das Tablet, ein Werkzeug, das die nötige Leistung bietet, um Projekte von überall aus zu verwalten, besonders wenn Sie sich außerhalb Ihres üblichen Wohnorts befinden, etwa in einer Zweitwohnung. Es gibt fortschrittlichere Tablet-Modelle, die mit Funktionen ausgestattet sind, die die Mobilität unterstützen, wie etwa die Integration eines Stylus für komfortables Notieren unterwegs, sowie Konnektivitätsoptionen für jede Situation und einen Akku, der einen ganzen Arbeitstag durchhält.
Außerdem sollten wir bei der Auswahl der Geräte für das Homeoffice zunächst unsere Bedürfnisse kennen und alles Notwendige für Ergonomie und Multitasking am Arbeitsplatz anschaffen, wie ergonomische Stühle oder Docks zum Laden, Datentransfer und Ethernet-Internetverbindung. So können wir effizienter arbeiten, einen ordentlichen und ergonomischen Arbeitsplatz schaffen und sicher sein, den Raum optimal einzurichten, um die Geräte bestmöglich zu nutzen.
Zur Sicherheit unserer Daten wird zudem empfohlen, für das Homeoffice spezielle Geräte zu verwenden, die sich von denen für Freizeit oder private Zwecke unterscheiden. Das ist nicht nur effizienter, da die Computer nicht mit Informationen aus beiden Bereichen überladen werden, sondern auch sicherer im Falle einer Sicherheitsverletzung eines Geräts.
Manchmal kann es jedoch vorkommen, dass wir Geräte sowohl für Freizeit als auch für die Arbeit zu Hause nutzen, wie etwa einen Smart-Monitor mit Android-Betriebssystem, der sowohl zum Anschluss des Computers als auch für Freizeitmomente geeignet ist, dank der Möglichkeit, Streaming-Apps direkt aus dem Play Store des Geräts zu installieren. Eine perfekte Option für alles, was wir zu jeder Tageszeit brauchen.
Cloud-Lösungen – ein ebenso unverzichtbares Werkzeug wie das Büro
Arbeitsplätze sind heute ohne einen Cloud-Speicher für die verschiedenen bearbeiteten Dokumente kaum noch vorstellbar. Besonders im hybriden Arbeitsmodell müssen wir von verschiedenen Orten auf diese Informationen zugreifen können, ohne schwere Speichermedien mitnehmen zu müssen, die zudem leicht verloren gehen können.
Die Nutzung von Cloud-Diensten zum Teilen, Speichern und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten und Projekten ist eine der besten Optionen für das Homeoffice, da alle Teammitglieder jederzeit und von überall auf die Informationen zugreifen können. Die gängigsten Arbeitsgeräte wie Laptops oder Tablets erleichtern den Zugriff und die Zusammenarbeit von verschiedenen Orten aus und sind daher eine wichtige Referenz bei der Gestaltung eines Homeoffice-Plans.
Richten Sie Ihre Sicherheits- und Datenschutzeinstellungen korrekt ein
Unkontrolliertes Homeoffice mit nicht für den beruflichen Bereich geeigneten Geräten kann sogar die Existenz des Unternehmens gefährden. Deshalb ist es unerlässlich, unsere Geräte mit grundlegenden Empfehlungen wie einem stets aktuellen guten Antivirusprogramm zu schützen. Hier spielt auch unsere persönliche Fähigkeit eine Rolle, zu erkennen, wann wir Opfer eines Betrugs werden könnten (zum Beispiel beim Öffnen von E-Mails von verdächtigen Absendern, die darauf abzielen, unsere Daten zu stehlen oder unsere Geräte zu kompromittieren).
Besondere Aufmerksamkeit gilt auch dem Datenschutz, damit unsere Daten nicht von Dritten missbraucht werden können und unsere persönlichen Informationen geschützt bleiben. Seien Sie vorsichtig bei Videokonferenzen, denn wenn Sie von zu Hause aus an einer Besprechung teilnehmen, sollten Sie andere im Haushalt lebende Personen schützen, damit sie nicht im Bild erscheinen (besonders wenn es sich um Minderjährige handelt). Der beste Tipp ist, einen Raum einzurichten, der für solche Fernmeetings geeignet ist, in dem niemand stören, Lärm machen oder unerwartet vor der Kamera auftauchen kann. Wenn Sie zudem eine externe Webcam verwenden, können Sie den Bildausschnitt besser ausrichten, um Bereiche des Hauses auszublenden, die nicht gezeigt werden sollen. Lassen Sie auch keine Mikrofone offen, da diese Ihnen sonst einen Streich spielen könnten.
Nutzen Sie die Pomodoro-Technik zur Zeit- und Aufgabenverfolgung
Beim Homeoffice verschwimmen die Zeiten. Es ist nicht dasselbe, acht Stunden in einem Büro mit festem Anfangs- und Endzeitpunkt zu arbeiten, wie die Arbeitszeit mit dem restlichen Tagesablauf zu vermischen. Obwohl es nicht so scheint, schafft allein der Wechsel des Arbeitsortes (von zu Hause ins Büro und zurück) eine Grenze, die unseren Tag strukturiert. Diese Grenze entfällt beim Homeoffice, weshalb viele Menschen längere und chaotischere Arbeitstage ohne feste Zeiten haben.
Um Chaos zu vermeiden, wird empfohlen, Werkzeuge oder Apps zur Nachverfolgung zu nutzen, um den Arbeitsfortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass man bei Aufgaben und Projekten auf dem richtigen Weg ist. Wenn Sie effizienter arbeiten möchten, hilft Ihnen die Pomodoro-Technik, den Arbeitstag in 25-minütige Arbeitsphasen mit anschließenden 5-minütigen Pausen zu unterteilen, die zum Abschalten und Entspannen beitragen. So erscheint der Arbeitstag kürzer, und vor allem werden Sie effizienter.
Außerdem wird empfohlen, alle „Zeitfresser“ im digitalen Umfeld zu eliminieren: Auf den Geräten für das Homeoffice sollten nur Programme und Anwendungen installiert sein, die für die Arbeit notwendig sind. Alles andere belastet das Gerät und unsere Konzentration und wirkt sich negativ auf die Produktivität aus.
Wenn Sie diese Tipps von SPC für sicheres Homeoffice beachten, werden Sie sehen, wie diese erfolgreiche Arbeitsform, die im Norden Europas sehr beliebt ist, zu einem Verbündeten von Unternehmen und Mitarbeitern wird, um ein neues flexibles, sicheres Arbeitsmodell zu schaffen, das den Menschen in den Mittelpunkt stellt.
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