Il prossimo 17 maggio si celebra la “Giornata di Internet” e per festeggiarla, il marchio spagnolo di tecnologia SPC rende omaggio ai vantaggi che Internet ha portato a tutti i cittadini negli ultimi anni, rendendo possibile, tra le tante cose, l’espansione del telelavoro.
SPC ha raccolto alcuni consigli affinché aziende e dipendenti possano continuare a puntare sul telelavoro senza mettere a rischio la sicurezza dell’azienda, la privacy dei lavoratori e l’efficienza delle attività da svolgere.
Dopo l’annuncio della fine dell’emergenza sanitaria, il telelavoro è rimasto nel mondo aziendale come una modalità di impiego che le aziende offrono al proprio capitale umano, con l’obiettivo di migliorare la qualità della vita e aumentare così l’efficienza nello svolgimento delle proprie funzioni lavorative.
Durante la pandemia, 7 aziende su 10 hanno adottato una qualche formula di telelavoro o lavoro ibrido, secondo un rapporto della società di consulenza PwC. Un fatto senza precedenti in un paese come la Spagna, dove la presenza fisica ha sempre avuto un ruolo molto forte nel mondo del lavoro, ma che ora si è attenuato: l’81% dei lavoratori spagnoli ha espresso la volontà di continuare a telelavorare dopo la pandemia almeno due giorni a settimana. Una tendenza richiesta dallo stesso mercato, poiché la semi-presenza e la virtualità sono ormai fattori di attrazione e fidelizzazione dei talenti nelle aziende.
Tuttavia, il telelavoro può comportare rischi nell’ambito digitale, un pericolo che la “Giornata di Internet” si incarica di ricordare. Una celebrazione che ogni 17 maggio promuove l’inclusione digitale, l’innovazione tecnologica e l’uso sicuro e responsabile di Internet. Per questo motivo, SPC, il marchio spagnolo di elettronica di consumo, ha raccolto una serie di consigli che permetteranno a chiunque utilizzi questa formula lavorativa di telelavorare senza rischi e con la sicurezza di farlo in un contesto di sicurezza ed efficienza.
Usa extender e Wi-Fi 5 GHz per una connessione veloce e senza interruzioni
Quando si telelavora è indispensabile avere una connessione Internet veloce e stabile per mantenere una comunicazione fluida con colleghi e clienti dell’azienda. A tal fine, l’uso di extender Wi-Fi migliora il segnale Internet per raggiungere ogni angolo della casa, favorendo la connettività dei dispositivi. Inoltre, nella scelta dei dispositivi tecnologici per l’“ufficio in casa”, è consigliabile optare per quelli che dispongono di connessione Wi-Fi a 5 GHz, per ottimizzare al massimo la velocità di Internet per il telelavoro.
Configura uno spazio di lavoro che faciliti la portabilità
Per creare il luogo di lavoro ideale a casa, adattato alle esigenze degli ambienti ibridi, è fondamentale allestire lo spazio con dispositivi che favoriscano la portabilità. È il caso del tablet, uno strumento che offre le prestazioni necessarie per gestire i progetti da qualsiasi luogo, soprattutto se sei fuori dalla tua abitazione abituale, come una seconda casa. Esistono modelli di tablet più avanzati perfettamente equipaggiati con funzioni che favoriscono la mobilità, come l’integrazione di una penna ottica per prendere appunti al volo con la massima comodità, oltre a opzioni di connettività per adattarsi a qualsiasi situazione e una batteria in grado di durare un’intera giornata lavorativa.
D’altra parte, per scegliere i dispositivi per telelavorare, dobbiamo prima conoscere le nostre esigenze e acquistare tutto il necessario per l’ergonomia e la “multitasking” nello spazio di lavoro, come sedie ergonomiche o docking station per ricarica, trasferimento dati e connessione a Internet via Ethernet. Questo ci permetterà di lavorare in modo più efficiente, avere uno spazio di lavoro ordinato ed ergonomico, e la certezza di poter configurare lo spazio adeguatamente per ottenere il massimo rendimento.
Inoltre, per garantire la sicurezza delle nostre informazioni, si consiglia di disporre di dispositivi specifici per il telelavoro diversi da quelli utilizzati per svago o questioni personali. Oltre a essere più efficiente, poiché non riempiremo i computer con informazioni di entrambi gli ambiti, è più sicuro in caso di violazione di qualche dispositivo.
Tuttavia, a volte potremo disporre di dispositivi che usiamo a casa sia per svago che per lavoro, come un monitor smart con sistema operativo Android, che servirà sia per collegare il computer sia per godersi momenti di svago grazie alla capacità di installare app di streaming direttamente dal Play Store del dispositivo. Un’opzione perfetta per tutto ciò di cui abbiamo bisogno in ogni momento della giornata.
Le soluzioni cloud, un’utilità tanto essenziale quanto l’ufficio
Non si concepiscono più gli spazi di lavoro senza disporre di un luogo nel cloud dove archiviare i vari documenti su cui si lavora. Soprattutto perché nella modalità di lavoro ibrido dovremo accedere a queste informazioni da luoghi diversi, e non possiamo portare con noi dispositivi di archiviazione pesanti, che inoltre possono essere facilmente smarriti.
L’uso di servizi basati sul cloud per condividere, archiviare e collaborare su documenti e progetti è una delle migliori opzioni per il telelavoro, poiché permette a tutti i membri del team di accedere alle informazioni da qualsiasi luogo si trovino in ogni momento. I dispositivi di lavoro più comuni, come i laptop o i tablet, facilitano l’accesso e il lavoro di squadra da luoghi diversi, perciò sono un’opzione di riferimento nella progettazione di un piano di telelavoro.
Configura correttamente le tue opzioni di sicurezza e privacy
Il telelavoro incontrollato, con dispositivi non adatti all’ambito professionale, può mettere a rischio persino la stessa sopravvivenza dell’azienda. Per questo è fondamentale proteggere i nostri dispositivi con raccomandazioni di base come un buon antivirus sempre aggiornato. Qui entra in gioco anche la nostra capacità personale di identificare quando potremmo essere vittime di una truffa (ad esempio, aprendo email provenienti da mittenti sospetti, con l’intento di rubare i nostri dati o compromettere i nostri dispositivi).
Bisogna inoltre prestare particolare attenzione alla privacy, in modo che i nostri dati non possano essere violati da terzi né mettere a rischio le nostre informazioni personali. E fai attenzione alle videochiamate, perché quando siamo in riunione da casa dobbiamo proteggere le altre persone che convivono con noi, affinché non compaiano sullo schermo (soprattutto se sono minori). Il miglior consiglio è disporre di un luogo adatto a questo tipo di riunioni a distanza, dove nessuno possa disturbarci, fare rumore o apparire improvvisamente in camera. Se inoltre utilizziamo una webcam esterna, potremo orientare meglio l’inquadratura per evitare che inquadri zone della casa che non vogliamo mostrare. Non lasciare nemmeno i microfoni aperti, perché potrebbero giocarti un brutto scherzo.
Usa la tecnica Pomodoro per il monitoraggio del tempo e delle attività
Quando si telelavora, i tempi si diluiscono. Non è la stessa cosa lavorare in ufficio per una giornata di 8 ore con un orario di inizio e fine, rispetto a fondere l’orario lavorativo con il resto della giornata. Anche se non sembra, il semplice fatto di dover cambiare scenario (da casa all’ufficio e viceversa) crea una barriera che stabilisce i limiti della nostra giornata. Qualcosa che non esiste nel telelavoro, motivo per cui molte persone finiscono per fare giornate più lunghe e caotiche, senza orari di alcun tipo.
Per evitare che la nostra giornata sia un caos, si consiglia l’uso di strumenti o app di monitoraggio per seguire i progressi del lavoro e assicurarsi di essere sulla strada giusta con le attività e i progetti. Inoltre, se vuoi aumentare l’efficienza, la tecnica Pomodoro ti permetterà di strutturare la giornata in periodi di lavoro di 25 minuti seguiti da pause di 5 minuti, che aiutano a staccare e rilassarsi. La giornata ti sembrerà più corta; ma soprattutto, vedrai che guadagni in efficienza.
Inoltre, si consiglia di eliminare tutti i “ladri di tempo” che ci circondano nel mondo digitale: nei dispositivi per telelavorare dovresti avere installati solo i programmi e le applicazioni necessari per il tuo lavoro. Il resto rappresenterà solo un peso per il nostro dispositivo e la nostra concentrazione, poiché può influire negativamente sulla produttività.
Se seguirai questi consigli di SPC per telelavorare in sicurezza, vedrai come questa formula di successo, molto popolare nel Nord Europa, diventerà un’alleata di aziende e dipendenti per creare un nuovo modello lavorativo flessibile, sicuro e che mette le persone al centro.
[button url="https://cdn.shopify.com/s/files/1/0506/9678/1998/files/NP___SPC_5_consejos_para_teletrabajar_con_seguridad_VF_web.docx?v=1683887173" text="Scarica"]
