No próximo dia 17 de maio celebra-se o “Dia da Internet” e, para assinalar a data, a marca espanhola de tecnologia SPC presta homenagem às vantagens que a Internet trouxe a todos os cidadãos nos últimos anos, tornando possível, entre muitas outras coisas, a expansão do teletrabalho.
A SPC reuniu alguns conselhos para que empresas e trabalhadores possam continuar a apostar no teletrabalho sem pôr em risco a segurança da empresa, a privacidade dos trabalhadores e a eficiência das tarefas a realizar.
Após o anúncio do fim da emergência sanitária, o teletrabalho manteve-se no mundo empresarial como uma modalidade de emprego que as empresas oferecem ao seu capital humano, com o objetivo de melhorar a sua qualidade de vida e aumentar assim a eficiência no desempenho das suas funções laborais.
Durante a pandemia, 7 em cada 10 empresas implementaram alguma forma de teletrabalho ou trabalho híbrido, segundo um relatório da consultora PwC. Algo inédito num país como Espanha, onde a presença física sempre teve grande peso no mundo laboral, mas que agora se dissipou: 81 % dos trabalhadores espanhóis manifestaram a vontade de continuar a teletrabalhar após a pandemia pelo menos dois dias por semana. Uma tendência que o próprio mercado reclama, pois a semipresencialidade e a virtualidade são já fatores de atração e retenção de talento nas empresas.
No entanto, o teletrabalho pode acarretar riscos no âmbito digital, um perigo que o “Dia da Internet” se encarrega de recordar. Uma celebração que, a cada 17 de maio, promove a inclusão digital, a inovação tecnológica e o uso seguro e responsável da Internet. Por este motivo, SPC, a marca espanhola de eletrónica de consumo, reuniu uma série de conselhos que farão com que qualquer pessoa que disponha desta fórmula laboral possa teletrabalhar sem riscos e com a confiança de o fazer num quadro de segurança e eficiência.
Utilize extensores e Wi-Fi 5 GHz para uma ligação rápida e sem interrupções
Na hora de teletrabalhar é imprescindível contar com uma ligação à Internet rápida e estável para manter uma comunicação fluida com os colegas de trabalho e clientes da empresa. Para isso, o uso de extensores de Wi-Fi melhora o sinal de Internet para que chegue a todos os cantos da sua casa, o que beneficiará a conectividade dos dispositivos. Além disso, na hora de escolher os gadgets tecnológicos para o “escritório em casa”, é aconselhável optar por aqueles que dispõem de ligação Wi-Fi de 5 GHz, para otimizar ao máximo a velocidade da Internet para teletrabalhar.
Configure um espaço de trabalho que facilite a portabilidade
Para criar o local de trabalho ideal em casa, adaptado às exigências dos ambientes híbridos, é imprescindível acondicionar o espaço com dispositivos que promovam a portabilidade. É o caso do tablet, uma ferramenta que oferece o desempenho necessário para gerir os projetos a partir de qualquer lugar, sobretudo se estiver fora da sua residência habitual, como numa segunda casa. Existem modelos de tablet mais avançados perfeitamente equipados com funções que beneficiam a mobilidade, como a incorporação de um lápis ótico para fazer anotações em movimento com total comodidade, além de opções de conectividade para se adaptar a qualquer situação e uma bateria capaz de aguentar um dia inteiro de trabalho.
Por outro lado, para escolher os dispositivos para teletrabalhar, temos de conhecer primeiro as nossas necessidades e adquirir tudo o necessário para a ergonomia e a “multitarefa” no espaço de trabalho, tais como cadeiras ergonómicas ou docks de carga, transferência de dados e ligação à Internet via Ethernet. Isto permitirá trabalhar de forma mais eficiente, ter um espaço de trabalho arrumado e ergonómico, e com a certeza de poder configurar o espaço adequadamente para obter deles todo o seu rendimento.
Além disso, para garantir a segurança da nossa informação, recomenda-se dispor de equipamentos específicos para teletrabalhar diferentes daqueles que usamos para lazer ou assuntos pessoais. Para além de ser mais eficiente, pois não encheremos os computadores com informação de ambos os ambientes, é mais seguro em caso de violação de algum equipamento.
No entanto, por vezes poderemos dispor de dispositivos que usamos em casa tanto para lazer como para trabalhar, como pode ser um monitor inteligente com sistema operativo Android, que servirá tanto para ligar o computador como para desfrutar de momentos de lazer graças à sua capacidade para instalar aplicações de transmissão diretamente da Play Store do dispositivo. Uma opção perfeita para tudo o que precisarmos em cada momento do dia.
As soluções na nuvem, uma utilidade tão essencial como o escritório
Já não se concebem os espaços de trabalho sem dispor de um local na nuvem onde alojar os diferentes documentos em que se trabalha. Sobretudo porque, na modalidade de trabalho híbrido, teremos de aceder a essa informação a partir de diferentes locais, e não podemos carregar com dispositivos de armazenamento pesados, que além disso podem ser facilmente perdidos.
O uso de serviços baseados na nuvem para partilhar, armazenar e colaborar em documentos e projetos é uma das melhores opções para teletrabalhar, pois permite que todos os membros da equipa acedam à informação onde quer que estejam em cada momento. Os dispositivos de trabalho mais habituais, como os computadores portáteis ou os tablets, facilitam o acesso e o trabalho em equipa a partir de diferentes locais, pelo que são uma opção de referência na hora de desenhar um plano de teletrabalho.
Configure corretamente as suas opções de segurança e privacidade
O teletrabalho descontrolado, com dispositivos não adaptados ao campo profissional, pode pôr em perigo até a própria viabilidade da empresa. Por isso, é imprescindível proteger os nossos equipamentos com recomendações básicas como um bom antivírus sempre atualizado. Aqui também entra em jogo a nossa capacidade pessoal para identificar quando podemos estar a ser vítimas de uma fraude (por exemplo, ao abrir correios eletrónicos provenientes de remetentes suspeitos, com a intenção de roubar os nossos dados ou comprometer os nossos dispositivos).
Também é necessário prestar especial atenção à privacidade, de modo a que os nossos dados não possam ser violados por terceiros nem ponhamos em risco a nossa informação pessoal. E tenha cuidado com as videochamadas, pois, quando estamos numa reunião a partir de casa, devemos proteger outras pessoas que convivam connosco, para que não apareçam no ecrã (especialmente se forem menores). O melhor conselho é dispor de um local adaptado a este tipo de reuniões à distância, onde ninguém possa incomodar-nos, fazer barulho ou aparecer de surpresa na câmara. Se além disso utilizarmos uma câmara web externa, poderemos orientar melhor o enquadramento para evitar que foque zonas da casa que não queremos mostrar. Também não deixe microfones abertos, pois podem pregar-lhe uma partida.
Utilize a técnica Pomodoro para o controlo do tempo e das tarefas
Quando teletrabalhamos, os tempos diluem-se. E não é o mesmo trabalhar num escritório durante uma jornada de 8 horas com uma hora de início e de fim do que fundir o horário laboral com o resto do nosso dia. Embora não pareça, o mero facto de eliminar a necessidade de mudar de cenário (de casa para o escritório, e vice-versa) constitui uma barreira que estabelece limites ao nosso dia. Algo que não existe ao teletrabalhar, motivo pelo qual muitas pessoas acabam por realizar jornadas mais longas e caóticas, sem horários de qualquer tipo.
Para evitar que a nossa jornada seja um caos, recomenda-se o uso de ferramentas ou aplicações de controlo para monitorizar o progresso do trabalho e assegurar que estamos no caminho certo com as tarefas e projetos. Além disso, se quiser ganhar eficiência, a técnica Pomodoro permitirá estruturar a jornada em períodos de trabalho de 25 minutos seguidos por pausas de 5 minutos, que ajudam a desligar e a relaxar. A jornada parecer-lhe-á mais curta; mas, sobretudo, verá que ganha eficiência.
Além disso, recomenda-se eliminar todos os ‘ladrões de tempo’ que nos rodeiam no mundo digital: nos dispositivos para teletrabalhar, só deve ter instalados os programas e aplicações necessários para o seu trabalho. O resto só representará um peso para o nosso equipamento e a nossa concentração, pois pode afetar negativamente a nossa produtividade.
Se prestar atenção a estes conselhos da SPC para teletrabalhar com segurança, verá como esta fórmula bem-sucedida, muito popular no norte da Europa, se tornará aliada de empresas e trabalhadores para criar um novo modelo laboral flexível, seguro e que coloque as pessoas no centro.
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